Aelion : Optimiser les interactions d'un leader de la formation professionnelle avec Zoho One
Carte d'identité du projet
Aelion
Formation professionnelle et développement de logiciels de gestion
15 agences, +150 formateurs, 100 000 heures de formation, 93% de satisfaction stagiaires
L'enjeu
Aelion est une entreprise française spécialisée dans la formation professionnelle et le développement de logiciels de gestion avec ses branches Aelion Formation et Aolys RH. Elle propose des formations BtoB et gère un système interne pour la planification et la gestion des ressources formateurs. Leur système existant, bien que vaste, nécessitait des améliorations pour supporter l'évolution et l'efficacité opérationnelle.
Challenges
Faciliter la circulation des informations dans un contexte de multi-sociétés : le système existant basé sur Windev n'était pas assez flexible pour centraliser les données
Suivi administratif complexe : les dossiers clients reposaient sur des fichiers Excel, entraînant des risques de perte d'informations et de manque de transparence
Gestion des ressources non optimisée : l'attribution des formateurs aux cours et la gestion des plannings conduisaient à des chevauchements et à une planification inefficace
Manque de reporting : le système actuel manquait de fonctionnalités de tableaux de bord, rendant difficile le suivi des performances et des indicateurs clés
Solution
La solution Zoho One proposée par CoperBee vise à répondre aux défis rencontrés par Aelion avec des outils collaboratifs. Pour la gestion des apprenants, Zoho Mail a permis de centraliser les communications internes et externes, facilitant la collaboration entre les équipes et les clients. Pour la collaboration, Zoho WorkDrive a été intégré pour centraliser et partager des documents, permettant aux employés de collaborer sur des fichiers et de synchroniser des documents. Pour le suivi des formations, Zoho Sign permet de gérer les documents contractuels et administratifs de manière sécurisée avec des options de signature électronique. Pour faciliter les échanges, Zoho Meeting permet d'organiser des rencontres avec des clients, des formateurs et des partenaires, avec le partage d'écran et l'enregistrement des réunions.
Résultats
Amélioration de la gestion des apprenants : la centralisation des données et la facilité de communication ont permis de mieux gérer les clients et de répondre plus rapidement à leurs besoins
Efficacité opérationnelle accrue : l'automatisation des processus et la centralisation des informations ont réduit le temps consacré aux tâches administratives
Suivi des formations optimisé : Zoho WorkDrive a permis un meilleur suivi avec une gestion améliorée des plannings et des formateurs
Augmentation de la satisfaction des apprenants : la qualité du service offert aux clients s'est améliorée, conduisant à des retours positifs
